Załóż konto
Wróć do strony głównej

Ogólne warunki świadczenia usług (Regulamin)

Wersja 2026-09-04 · obowiązuje od 4 września 2026 r.

Niniejsze ogólne warunki świadczenia usług (dalej: OWU albo Regulamin) określają zasady, na jakich Usługodawca udostępnia Platformę Fonik pod adresami fonik.app oraz app.fonik.app i świadczy związane z nią usługi. OWU stanowią integralną część Umowy. W razie sprzeczności Umowa indywidualna ma pierwszeństwo przed OWU.

§1. Postanowienia ogólne i definicje

  1. Usługodawcą jest eGabinet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Puławach, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000850449, NIP 7162829873, REGON 386528963, kapitał zakładowy 20 550 zł. Platformę prowadzi pod marką Fonik.
  2. Kontakt w sprawach OWU: [email protected].
  3. Użyte w OWU pojęcia oznaczają:

§2. Zawarcie Umowy

  1. Platforma wspiera komunikację placówki z pacjentami: kolejkę połączeń, kartotekę kontaktu, nagrania, raporty, kanały wiadomości oraz — w ramach włączonych modułów — rezerwacje, kampanie i asystenta głosowego.
  2. Umowę zawiera się na jeden z następujących sposobów:
    1. rejestracja organizacji na Platformie i akceptacja OWU oraz polityki prywatności (zapis w systemie stanowi dowód akceptacji);
    2. podpisanie umowy indywidualnej (w tym podpisem elektronicznym), która może precyzować pakiet, wynagrodzenie i zakres Wdrożenia.
  3. Konto może założyć pełnoletnia osoba działająca w imieniu Klienta. Osoba ta oświadcza, że jest umocowana do zawarcia Umowy.
  4. OWU są skierowane do przedsiębiorców. Nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Publikacja Cennika nie zobowiązuje Usługodawcy do zawarcia Umowy z każdym zainteresowanym.
  5. W trakcie Umowy Klient może wnioskować o zmianę pakietu, liczby stanowisk lub włączenie modułów. Zmiana wchodzi w życie po potwierdzeniu przez Usługodawcę i — gdy wymaga tego zakres — po dostosowaniu Abonamentu.

§3. Okres próbny

  1. Nowa organizacja może otrzymać 14-dniowy okres próbny. Karta płatnicza nie jest wymagana.
  2. Zakres funkcji w okresie próbnym odpowiada pakietowi udostępnionemu przy rejestracji, z zastrzeżeniem limitów technicznych (np. pula numerów wewnętrznych, wyłączone zapisy do żywej centrali).
  3. Po zakończeniu okresu próbnego dalszy dostęp wymaga aktywnej Subskrypcji. Brak aktywacji może skutkować ograniczeniem lub zawieszeniem konta.
  4. Okres próbny nie obejmuje Umowy operatorskiej ani gwarancji uruchomienia numeracji publicznej.

§4. Uruchomienie i wdrożenie

  1. Standardowy start to samoobsługa: rejestracja, zaproszenie personelu, wybór stanowiska (przeglądarka albo aparat na biurku) oraz konfiguracja w panelu.
  2. Wdrożenie wspomagane (analiza, konfiguracja kolejek i IVR, szkolenie, parametryzacja aparatów Klienta) następuje tylko wtedy, gdy Strony tak uzgodnią w Umowie.
  3. Usługodawca nie sprzedaje w ramach OWU aparatów telefonicznych ani innego sprzętu. Jeżeli Strony umówią się na dostawę sprzętu, własność, ryzyko i gwarancja przechodzą zgodnie z tą odrębną sprzedażą.
  4. Termin Wdrożenia zależy od współpracy Klienta (dane do konfiguracji, dostęp do sieci, wskazanie osób szkolonych, potwierdzenie numeracji).
  5. Odbiór Wdrożenia potwierdza się w Umowie, protokole albo korespondencji e-mail. Brak zastrzeżeń w terminie 7 Dni roboczych od zgłoszenia gotowości uważa się za odbiór bez zastrzeżeń — o ile Umowa nie stanowi inaczej.

§5. Licencja i zasady korzystania

  1. Usługodawca oświadcza, że jest uprawniony do udostępnienia Platformy w zakresie Umowy.
  2. Na czas trwania Umowy i w ramach opłaconego Abonamentu Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, niezbywalnej licencji na korzystanie z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem oraz na wprowadzanie do niej danych Klienta.
  3. Licencja nie obejmuje trwałego pobrania Platformy, jej instalacji na własnym serwerze, sublicencji, odsprzedaży ani udostępniania osobom spoza organizacji Klienta.
  4. Zabronione są: dekompilacja i obchodzenie zabezpieczeń w zakresie szerszym niż dopuszczają bezwzględnie obowiązujące przepisy; współdzielenie haseł; automatyczne skanowanie poza udostępnionymi interfejsami; wprowadzanie treści bezprawnych.
  5. Klient zachowuje prawa do swoich danych. Po zakończeniu Umowy Usługodawca umożliwia ich eksport na żądanie złożone w okresie wskazanym w §16.

§6. Telefonia, numery i SMS

  1. Platforma umożliwia obsługę połączeń i wiadomości SMS w zakresie wynikającym z pakietu oraz z konfiguracji centrali przypisanej Klientowi.
  2. Numeracja publiczna, portacja, limity antyfraudowe, stawki za ruch i zasady operatorskie reguluje Umowa operatorska albo cennik operatora wskazany Klientowi. OWU nie jest umową o świadczenie publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych.
  3. Usługodawca nie gwarantuje zestawienia każdego połączenia. Jakość zależy m.in. od łącza Klienta, urządzenia Użytkownika, przeglądarki, uprawnień do mikrofonu oraz sieci operatora.
  4. Klient odpowiada za treść rozmów i SMS-ów wysyłanych z jego konta oraz za posiadanie podstawy prawnej (w tym zgód marketingowych, gdy są wymagane).
  5. Nagrania rozmów, transkrypcje i podsumowania służą obsłudze placówki. Nie zastępują dokumentacji medycznej HIS/EMR i nie stanowią samodzielnej podstawy decyzji klinicznej.

§7. Usługi z udziałem AI

  1. W ramach włączonych funkcji Platforma może wykorzystywać automatyczne przetwarzanie mowy i języka (transkrypcja, podsumowanie, asystent głosowy).
  2. Treści generowane automatycznie wspierają personel. Nie są poradą medyczną i nie mogą autonomicznie decydować o triage ani leczeniu.
  3. Jeżeli asystent głosowy rozmawia z dzwoniącym, Klient zapewnia, że osoba ta zostanie poinformowana, iż rozmawia z systemem automatycznym, oraz że może zostać przekazana do człowieka — zgodnie z obowiązującymi przepisami o przejrzystości systemów AI.
  4. Usługodawca może wyłączyć funkcję AI (w tym tryb testowy), gdy brakuje konfiguracji po stronie Usługodawcy albo gdy wymaga tego bezpieczeństwo lub prawo.

§8. Aktualizacje i dostępność

  1. Usługodawca wdraża Aktualizacje w ramach Abonamentu. Nie jest zobowiązany do bezpłatnego dodania nowej funkcji poza pakietem.
  2. Cel dostępności Platformy wynosi 99,5% w miesiącu kalendarzowym, z wyłączeniem zaplanowanych okien serwisowych oraz siły wyższej. Planowane prace Usługodawca stara się wykonywać w godzinach 21:00–07:00 czasu polskiego.
  3. Przerwa serwisowa ogłoszona z wyprzedzeniem nie stanowi nienależytego wykonania Umowy, o ile Usługodawca dołożył należytej staranności, aby ograniczyć jej uciążliwość.

§9. Subskrypcja i płatności

  1. Wysokość Abonamentu wynika z Umowy albo z Cennika i wybranego pakietu (w tym z liczby stanowisk i włączonych modułów). Cennik podaje kwoty orientacyjne „od”.
  2. Subskrypcję aktywuje się na podstawie Umowy. Rozliczenie następuje fakturą VAT, zwykle przelewem — o ile Umowa nie przewiduje innego trybu. Platforma nie wymaga podania karty przy starcie okresu próbnego.
  3. Okres rozliczeniowy jest miesięczny albo roczny, zgodnie z Umową. Rezygnacja jest możliwa ze skutkiem na koniec bieżącego okresu, chyba że Umowa przewiduje inny okres wypowiedzenia.
  4. Przy zaległości dłuższej niż 14 dni Usługodawca może wezwać do zapłaty i wyznaczyć dodatkowe 7 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu może ograniczyć albo zawiesić dostęp do Platformy oraz rozwiązać Umowę.
  5. Po zaksięgowaniu zaległości Usługodawca przywraca dostęp najpóźniej w kolejnym Dniu roboczym, o ile Umowa nadal obowiązuje.
  6. Opłaty za ruch telefoniczny i SMS wynikające z Umowy operatorskiej są niezależne od Abonamentu za Platformę, o ile Strony nie postanowią inaczej.

§10. Obowiązki Klienta

  1. Klient zapewnia legalność przetwarzania danych pacjentów (podstawa prawna, informacja, zgody, umowa powierzenia).
  2. Klient odpowiada za Użytkowników, nadawane im role oraz niezwłoczne odebranie dostępu osobom, które odeszły z placówki.
  3. Klient zachowuje poufność danych logowania i nie udostępnia kont osobom trzecim spoza swojej organizacji.
  4. Klient nie odsprzedaje dostępu do Platformy jako własnej usługi, chyba że Umowa wprost na to zezwala.
  5. Klient utrzymuje po swojej stronie łącze internetowe, aktualną przeglądarkę oraz — przy rozmowach w przeglądarce — wymagane uprawnienia urządzenia.

§11. Dane osobowe i nagrania

  1. W zakresie danych pacjentów i nagrań rozmów Klient jest administratorem, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym. Szczegóły określa Umowa powierzenia oraz polityka prywatności.
  2. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w polityce prywatności (szyfrowanie w tranzycie, kontrola dostępu według ról, dziennik audytowy).
  3. Nagrania i transkrypcje mogą zawierać dane dotyczące zdrowia. Klient ogranicza do nich dostęp do osób, które potrzebują ich do pracy.
  4. Usługodawca nie wykorzystuje treści rozmów pacjentów do własnego marketingu ani do trenowania modeli poza zakresem Umowy powierzenia.

§12. Odpowiedzialność

  1. Platforma wspiera rejestrację i komunikację. Nie zastępuje HIS, EMR ani dokumentacji medycznej.
  2. Usługodawca nie odpowiada za decyzje kliniczne, diagnozę ani leczenie, także gdy personel korzystał z transkrypcji, podsumowania albo asystenta głosowego.
  3. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w granicach szkody rzeczywistej, z wyłączeniem utraconych korzyści — o ile szkoda nie wynika z winy umyślnej.
  4. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy jest ograniczona do opłat wniesionych przez Klienta za Platformę w ciągu ostatnich 3 miesięcy przed zdarzeniem.
  5. Usługodawca nie odpowiada za skutki: udostępnienia haseł osobom trzecim; wadliwego łącza lub sprzętu Klienta; działania operatora telekomunikacyjnego; siły wyższej; nieautoryzowanej ingerencji w konfigurację; treści wprowadzonych przez Klienta.

§13. Reklamacje

  1. Reklamację dotyczącą działania Platformy Klient składa na [email protected] albo pisemnie na adres siedziby Usługodawcy wskazany w §1.
  2. Zgłoszenie powinno opisywać problem, przybliżony czas wystąpienia oraz — jeśli to możliwe — organizację i rolę zgłaszającego, bez wklejania danych pacjentów.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni, i odpowiada na adres użyty do zgłoszenia.

§14. Poufność

  1. Strony zachowują w tajemnicy informacje o warunkach handlowych, konfiguracji, bezpieczeństwie i danych drugiej Strony, które nie są publicznie znane.
  2. Obowiązek nie dotyczy informacji, których ujawnienia wymaga prawo albo które Strona może wykazać, że znała wcześniej z legalnego źródła.
  3. Strona może ujawnić informacje poufne pracownikom, doradcom i podwykonawcom związanym tajemnicą w porównywalnym zakresie i odpowiada za ich naruszenia.

§15. Zmiana OWU

  1. Usługodawca może zmienić OWU, gdy wymaga tego prawo, bezpieczeństwo, zmiana modelu świadczenia usług albo istotna zmiana funkcjonalności.
  2. O zmianie Usługodawca zawiadamia Klienta e-mailem z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni i publikuje nowy tekst na tej stronie.
  3. Jeżeli Klient nie zgadza się na zmianę, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Brak wypowiedzenia i dalsze korzystanie z Platformy oznacza akceptację nowej wersji.

§16. Czas trwania i rozwiązanie

  1. Umowa trwa przez czas oznaczony w jej treści albo na czas nieoznaczony, z okresem rozliczeniowym miesięcznym lub rocznym.
  2. Każda Strona może wypowiedzieć Umowę na czas nieoznaczony z końcem okresu rozliczeniowego, składając oświadczenie na co najmniej 14 dni przed jego końcem — o ile Umowa nie przewiduje dłuższego okresu.
  3. Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym przy istotnym naruszeniu OWU lub prawa, w tym przy użyciu Platformy do czynów zabronionych albo przy zaległości po wezwaniu z §9.
  4. Po zakończeniu Umowy dostęp wygasa. Klient może żądać eksportu swoich danych w ciągu 30 dni. Po tym terminie Usługodawca usuwa albo anonimizuje dane, z wyjątkiem obowiązków prawnych (np. dokumentacja księgowa, dziennik audytowy przez 2 lata).

§17. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem przepisów bezwzględnie obowiązujących.
  2. Przeniesienie praw i obowiązków z Umowy na osobę trzecią wymaga zgody drugiej Strony, z wyjątkiem przejęcia Usługodawcy w ramach reorganizacji.
  3. Jeżeli którekolwiek postanowienie OWU okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.
  4. Wersja OWU przyjmowana przy rejestracji jest zapisywana w systemie (dowód akceptacji). Zmiana treści na tej stronie nie zmienia wstecz już złożonych akceptacji.

Pytania dotyczące regulaminu: [email protected]