Nieodebrane połączenie nie musi oznaczać utraconego pacjenta — jeśli macie jasny proces oddzwonienia. Poniżej elementy, które wdrażamy w rejestracjach razem z panelem Fonik.
Ustal SLA oddzwonienia
Najprostsza reguła: pierwsze oddzwonienie w ciągu 60 minut w godzinach pracy placówki. Dłużej — pacjent często już umówił się gdzie indziej. SLA zapiszcie na tablicy zespołu, nie tylko w procedurze w szufladzie.
Jedna lista zadań, nie karteczki
Callback w notatniku ginie przy zmianie zmiany. W panelu każde zgłoszenie ma status (oczekuje, w trakcie, wykonane, nieosiągalny) i przypisaną osobę — manager widzi backlog bez pytania „kto miał oddzwonić?”.
Widget „oddzwoń” na stronie WWW
Część pacjentów woli formularz niż czekanie na linii. Widget zbiera numer i preferowany przedział czasu, a zgłoszenie trafia do tej samej kolejki co nieodebrane połączenia — bez osobnej excelowej listy.
Potwierdzenie SMS po oddzwonieniu
Krótki SMS po udanej rozmowie („potwierdzamy termin wizyty…”) redukuje kolejne telefony z tym samym pytaniem. To też sygnał dla pacjenta, że placówka traktuje kontakt poważnie.
Mierz skuteczność, nie tylko liczbę prób
Pięć nieudanych prób oddzwonienia bez zmiany strategii to zmarnowany czas. Raport skuteczności callbacków pokazuje, o której porze najczęściej udaje się dodzwonić — i pozwala dostosować grafik oddzwaniania.